第一章 总则

第一条 为贯彻落实中央加强新形势下档案管理工作的要求，根据《中国社会科学院科研档案管理暂行规定》，加强学会科研档案管理工作，进一步使学会科研档案管理规范化、制度化、标准化，结合学会工作实际，制定本规定。

第二条 本规定所称的科研档案，是指在科研过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条 科研档案是学会科研活动的真实记录，是重要的信息资源，坚持集中统一管理的原则。任何单位和个人不得将科研档案据为己有或拒绝归档。

第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，因此，必须加强对科研活动有关材料的收集、整理和归案工作，把科研档案作为重要的历史资料，为今后科研工作提供查询服务。

第五条 科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达科研任务与提出科研文件材料归档要求同步，检查科研计划进度与检查科研文件材料积累形成情况同步，评审、鉴定科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步，上报登记、评审奖励科研成果与出具专题归档情况证明材料同步。

第二章 科研档案管理工作部门及职责

第六条 学会秘书处负责学会科研档案工作的组织、协调，按照科研工作程序，定期指导、检查科研文件的形成、积累和立卷归档工作。统一管理学会科研档案及有关资料。

第七条 学会秘书处在已完成的每个科研项目进行结项鉴定前，对准备归档的科研文件材料加以审查验收，科研文件材料归档不符合要求的成果项目，不得进行结项。

第三章 科研文件材料的形成和归档

第八条 学会秘书处负责制定学会关于科研档案工作的规章制度，建立健全学会科研文件材料的形成、积累、整理和归档细则，确保每一项科研活动文件材料的完整、准确、系统。

第九条 科研文件材料的归档范围主要包括：

（一）科研准备阶段：科研项目审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。

（二）研究阶段：各种载体的重要原始记录，如调查、考察任务书、大纲，调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告，文献调研、综述报告，学术活动综述，科研项目研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销的文件，阶段研究工作小结等。

（三）总结鉴定阶段：工作总结，科研报告、论文、专著，参加人员名单，科研成果鉴定、评审文件，科研项目经费决算文件等。

（四）成果评奖阶段：成果申报评奖材料以及审批材料，获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（五）推广应用阶段：成果被引用情况材料，国内外学术交流评价意见，国内外同行评议意见，成果在宣传媒体报道情况等。

第十条 科研文件材料归档要求：

（一）实行由科研项目负责人主持立卷归档的责任制。

1．科研项目负责人从立项起，确定一名临时兼职档案员，具体负责收集、整理与保管科研过程中形成的全部文件材料。

2．项目组成员在科研工作中按照归档要求，形成、积累和整理各种载体和形式的文件材料，并及时向本项目组兼职档案员移交。

3．项目组接受学会秘书处和上级主管科研档案管理部门对科研文件材料形成质量和积累情况的监督检查。在科研项目结项之前，兼职档案员应将已积累的全部材料送交学会秘书处科研档案管理人员审查合格后，方可申请结项。

（二）归档的科研文件材料原则上应为原件，不得擅自修改、剪贴或事后补制；科研文件的载体和书写材料应符合档案保管要求。

第十一条 在科研项目结项后3个月内，由兼职档案员将科研文件材料整理、立卷后全部移交学会秘书处保管。研究周期长的课题，可以分阶段归档。

第十二条 科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)进行整理立卷。

第十三条 科研档案移交时，应编制移交清单一式两份，双方签字后各执一份存查。

第四章 科研档案的管理

第十四条 科研档案应统一进行分类编号、编目、排架、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用。

第十五条 科研档案应有专用房间保管。涉密科研档案按照有关保密规定进行保管。存放档案的房间，应配备防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全设施。对破损的档案，必须及时修复。

第十六条 建立保管、借阅、利用、统计等各项管理制度。单位撤销、合并和科研人员调动时，必须办理档案和科研文件材料的交接手续。

第十七条 学会秘书处随时做好迎接上级主管单位机要档案处对科研档案工作的检查。检查的内容包括：

（一）科研档案组织领导、存放的库房、设备和工作经费等落实（保障）情况；

（二）科研档案建档、归档与保管情况；

（三）科研档案管理制度建立和执行情况；

（四）科研档案开发利用情况。

第十八条 对科研档案工作开展较好的项目组及个人，应给予表扬或者奖励；对科研档案质量未达到要求的，责令限期改正；因档案管理混乱而影响科研进程、造成严重损失的，依照有关规定追究有关责任人的责任。

第五章 科研档案的开发利用

第十九条 秘书处应加强科研档案的信息加工工作，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，充分利用科研档案资源，搞好咨询服务工作。为繁荣发展哲学社会科学做出应有贡献。

第二十条 工作人员借阅利用科研档案，须经学会秘书处负责人批准。

第六章 附 则

第二十一条 本办法由学会秘书处负责解释。

第二十二条 本办法自公布之日起施行。

                                                                                                                                    中国拉丁美洲学会秘书处
                                                                                                                                         2019年7月1日